E-Rechnung Pflicht: Was Ihr Unternehmen jetzt tun muss

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz E-Rechnungen auch aktiv versenden – und ab 2028 gilt das für alle. Viele Unternehmen in Erfurt und Thüringen haben das Thema bisher aufgeschoben. Aber die Fristen rücken näher, und die Umstellung braucht Vorlauf.

In diesem Artikel erkläre ich verständlich, was Sie wissen müssen und wie Sie die Umstellung angehen.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF per E-Mail. Eine echte E-Rechnung ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Datenformat. Der Computer des Empfängers kann die Rechnungsdaten (Betrag, Steuersatz, Rechnungsnummer, Lieferant) automatisch auslesen und verarbeiten – ohne dass jemand die Rechnung abtippen muss.

Die zwei wichtigsten Formate in Deutschland

XRechnung: Ein reines XML-Format. Sieht für Menschen unleserlich aus (nur Code), ist aber perfekt für automatische Verarbeitung. Wird von Behörden und öffentlichen Auftraggebern gefordert.

ZUGFeRD: Ein hybrides Format – eine normale PDF-Rechnung mit eingebetteten strukturierten Daten. Sieht aus wie eine normale Rechnung, enthält aber maschinenlesbare Informationen im Hintergrund. Für die meisten KMUs das praxistauglichere Format.

Was genau ist Pflicht – und ab wann?

Wichtig: Die Empfangspflicht gilt bereits jetzt. Wenn ein Geschäftspartner Ihnen eine E-Rechnung schickt, müssen Sie diese verarbeiten können. "Wir können das nicht" ist keine gültige Ausrede mehr.

Was bedeutet das konkret für Ihr Unternehmen?

Empfangen (schon jetzt Pflicht)

• Sie brauchen ein E-Mail-Postfach oder Portal, das E-Rechnungen entgegennehmen kann
• Ihre Buchhaltungssoftware muss XRechnung und ZUGFeRD lesen können
• Die Rechnungsdaten sollen automatisch in Ihre Buchhaltung übernommen werden

Versenden (ab 2027/2028)

• Ihre Rechnungssoftware muss E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format erstellen können
• Alle Pflichtangaben müssen in den strukturierten Daten enthalten sein
• Die E-Rechnung muss elektronisch übermittelt werden (E-Mail oder Plattform)

Welche Software kann E-Rechnung?

Die gute Nachricht: Die meisten gängigen Buchhaltungsprogramme unterstützen E-Rechnung bereits – oft muss die Funktion nur aktiviert und konfiguriert werden.

• DATEV – Voll E-Rechnungs-fähig (XRechnung + ZUGFeRD)
• lexoffice – ZUGFeRD-Erstellung und -Empfang integriert
• sevDesk – E-Rechnung seit 2024 integriert
• Sage – XRechnung und ZUGFeRD in aktuellen Versionen
• Billomat – E-Rechnungs-Export verfügbar
• FastBill – ZUGFeRD-Support

Das Problem: Bei vielen KMUs ist die Software zwar fähig, aber nicht konfiguriert. Die Funktion schlummert in den Einstellungen, aber niemand hat sie aktiviert, getestet und in den Workflow integriert.

Schritt-für-Schritt zur E-Rechnung

Schritt 1: Bestandsaufnahme

• Welche Buchhaltungssoftware nutzen Sie aktuell?
• Kann diese Software E-Rechnungen erstellen und empfangen?
• Ist die Software auf dem aktuellsten Stand?

Schritt 2: Software aktualisieren und konfigurieren

• Update auf die neueste Version (E-Rechnungs-Funktionen sind oft erst in aktuellen Versionen)
• E-Rechnungs-Modul aktivieren
• Stammdaten prüfen: Steuernummer, USt-ID, Bankverbindung – alles muss korrekt sein

Schritt 3: Empfang einrichten

• Dediziertes E-Mail-Postfach für Rechnungsempfang (z.B. rechnung@ihrefirma.de)
• Import-Workflow: Wie kommen E-Rechnungen aus der E-Mail in die Buchhaltung?
• Bei größerem Volumen: Automatische Verarbeitung einrichten (E-Rechnung → Prüfung → Buchung)

Schritt 4: Versand einrichten

• Rechnungsvorlage im ZUGFeRD-Format konfigurieren
• Testrechnung an sich selbst schicken und mit einem Validator prüfen
• Schrittweise bei einzelnen Kunden anfangen, bevor Sie komplett umstellen

Schritt 5: Team schulen

• Buchhaltung: Wie sieht der neue Workflow aus?
• Vertrieb/Einkauf: Was ändert sich bei eingehenden Rechnungen?
• Häufige Fragen klären und Ansprechpartner benennen

Häufige Fehler bei der Umstellung

1. Zu lange warten – "2028 ist noch weit weg" – aber die Empfangspflicht gilt schon jetzt, und die Umstellung braucht Vorlauf
2. Nur PDF per E-Mail senden – Eine PDF ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes
3. Software nicht aktualisieren – Ältere Versionen können oft kein ZUGFeRD/XRechnung
4. Stammdaten nicht pflegen – Falsche USt-ID oder Steuernummer in der E-Rechnung führt zu Ablehnungen
5. Keinen Testlauf machen – Erst die Rechnung validieren, dann an den Kunden schicken

E-Rechnung als Chance für die Digitalisierung

Die E-Rechnung ist nicht nur eine Pflicht – sie ist eine Chance. Wenn eingehende Rechnungen automatisch verarbeitet werden, sparen Sie:

• Zeit: Keine manuelle Dateneingabe mehr
• Fehler: Keine Tippfehler bei Beträgen oder Kontonummern
• Geld: Weniger Papier, weniger Porto, schnellere Verarbeitung

In Kombination mit Prozessautomatisierung können Sie den gesamten Rechnungsworkflow digitalisieren: Rechnung empfangen → automatisch auslesen → prüfen → freigeben → buchen → bezahlen. Ohne Papier, ohne Medienbruch.

Unterstützung bei der Umstellung

Ich helfe Unternehmen in Erfurt und Thüringen bei der Umstellung auf E-Rechnung:

• Bestandsaufnahme: Welche Software nutzen Sie und was kann sie bereits?
• Konfiguration: E-Rechnungs-Modul aktivieren und einrichten
• Integration: Automatischen Rechnungseingang in Ihre Buchhaltung einbinden
• Test und Validierung: Sicherstellen, dass alles korrekt funktioniert
• Schulung: Praxisnahe Einweisung für Ihr Buchhaltungsteam

FAQ

Muss ich als Kleinunternehmer auch E-Rechnungen empfangen können?

Ja, die Empfangspflicht gilt für alle Unternehmen im B2B-Bereich, unabhängig von der Größe. Wenn Ihnen ein Geschäftspartner eine E-Rechnung schickt, müssen Sie diese verarbeiten können.

Kann ich weiterhin PDF-Rechnungen versenden?

Übergangsweise ja. Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen noch Papier- oder PDF-Rechnungen versenden. Ab 2027 (bei > 800.000€ Umsatz) bzw. 2028 (alle) müssen E-Rechnungen im strukturierten Format versendet werden.

Was passiert wenn ich keine E-Rechnungen empfangen kann?

Ihr Geschäftspartner erfüllt seine gesetzliche Pflicht, indem er eine E-Rechnung sendet. Wenn Sie diese nicht verarbeiten können, ist das Ihr Problem – die Rechnung gilt trotzdem als zugestellt. Im schlimmsten Fall verlieren Sie den Vorsteuerabzug.

Muss ich meine Buchhaltungssoftware wechseln?

In den meisten Fällen nicht. DATEV, lexoffice, sevDesk und die meisten anderen gängigen Programme unterstützen E-Rechnung bereits. Meist muss nur ein Update installiert und die Funktion konfiguriert werden.

Gibt es Fördermittel für die Umstellung?

In Thüringen können innovative IT-Investitionen über Programme wie "InnoInvest" der Thüringer Aufbaubank gefördert werden. Ob die E-Rechnungs-Umstellung als förderfähiges Digitalisierungsprojekt gilt, klären wir gerne in einem kostenlosen Beratungsgespräch.